Personalhandbok: vad ska den innehålla? Den praktiska guiden

Det är synd, för en bra personalhandbok är ett av de mest praktiska verktyg ni kan ha: den svarar på samma frågor om och om igen, så att ni slipper göra det. Här får du en överblick över vad den ska innehålla, och hur ni gör den till något folk faktiskt använder.

Kort svar: En personalhandbok samlar de praktiska spelreglerna på arbetsplatsen: arbetstid, semester, sjukanmälan, IT, säkerhet och ton. Den är inget lagkrav, men den sparar tid och missförstånd. Det viktigaste är att den är kort, uppdaterad och lätt att hitta, annars blir den inte använd.

Vad är en personalhandbok?

En personalhandbok är företagets samlade uppslagsverk för medarbetarna. Den beskriver hur saker fungerar hos er: från hur man sjukanmäler sig, till vad klädkoden är, och vem man frågar om vad.

Handboken är inget avtal. Anställningsavtalet reglerar det juridiska förhållandet, medan handboken beskriver vardagen och kulturen. Tänk på den som svaret på alla de frågor en ny kollega ställer under de första månaderna.

Det finns inget lagkrav på att ha en personalhandbok. Men nästan alla företag med mer än en handfull anställda gör en till slut, helt enkelt för att det är lättare än att svara på samma frågor en i taget.

Vad ska en personalhandbok innehålla?

Innehållet varierar från företag till företag, men de flesta handböcker täcker de här områdena:

Praktisk vardag: arbetstid, raster, tider, parkering, lunchrum och tillträde. Allt man behöver veta vecka ett.

Frånvaro och semester: hur man sjukanmäler sig, hur semester önskas och godkänns, och vad som gäller vid vård av barn och läkar- och tandläkarbesök.

Lön och förmåner: när lönen betalas ut, tjänstepension, lunchförmån, telefon och andra förmåner. Detaljerna står i avtalet, men handboken ger överblicken.

IT och data: användning av telefon och dator, lösenord, och vad man får och inte får göra på sociala medier under arbetstid.

Säkerhet och arbetsmiljö: de viktigaste säkerhetsreglerna, användning av skyddsutrustning, och vem man går till om något är fel. Här kan handboken med fördel hänvisa till era instruktioner i stället för att upprepa dem.

Kultur och ton: Hur ni talar med varandra, hur ni tar raster, traditioner och oskrivna regler som lika gärna kan skrivas ner.

Gör handboken levande

En personalhandbok skapar bara värde om den blir använd. Här är ett enkelt men effektivt grepp som flyttar den från glömd PDF till dagligt verktyg.

Gör den till en del av onboardingen

Låt handbokens viktigaste punkter ingå i ert introduktionspass för nya medarbetare, och låt dem kvittera att punkterna är sedda och förstådda. Då vet ni att alla har fått samma besked, och den nya har ett ställe att komma tillbaka till. Handboken och onboardingen stärker varandra.

Gör personalhandboken till något folk faktiskt ser

Samla de viktigaste avsnitten på ett ställe, gör dem lätta att öppna på telefonen, och ha koll på vem som har sett vad.

Boka en gratis demo

Eller få ert pris

Tre typiska problem med personalhandböcker

Den är föråldrad efter ett halvår

Telefonnummer byts, regler justeras, och plötsligt står det något fel. En föråldrad handbok är värre än ingen, för den skapar förvirring. Lösning: sätt en fast årlig genomgång i kalendern, och utse en ansvarig. Digitala format gör uppdateringen till en liten uppgift i stället för ett projekt.

Språket passar inte alla

En handbok på kanslisvenska hjälper inte mycket på en arbetsplats där flera kollegor har svenska som andraspråk. Lösning: skriv kort och konkret, och gör de viktigaste avsnitten tillgängliga på flera språk. Med VideoVicer kan ni få innehållet på flera språk, så att alla kan läsa det på sitt eget språk.

Den finns bara på kontoret

Ligger handboken i en pärm på kontoret, eller på en dator man måste sitta vid för att öppna den, når den aldrig ut till folket på fältet, i produktionen eller i köket. Lösning: välj ett format som fungerar på telefonen, för den har alla på sig.

Personalhandboken i olika branscher

Behovet av en bra handbok är störst där vardagen är mest hektisk. Inom bygg, produktion, lager och restaurang finns det ofta många timanställda, skiftande lag, säsongsanställda och inhyrda. Varje ny person ska känna samma spelregler, och det finns sällan tid till långa introduktioner.

Här gör formatet hela skillnaden. En handbok som ligger i telefonen når ut till alla: yrkesarbetaren på bygget, diskaren på kvällspasset och vikarien som börjar på måndag. Och eftersom innehållet är lika varje gång vet ni att alla har fått samma besked, oavsett vem som tog emot dem den första dagen.

Se hur andra i er bransch gör

VideoVicer används av företag inom bygg, produktion, service och kök för att samla handbok, instruktioner och introduktion på ett ställe, som video som blir sedd.

Boka en gratis demo

Eller hitta din bransch

Så kommer ni igång

1. Samla de frågor ni oftast får. Fråga de tre kollegor som alltid blir frågade. Deras svar är er innehållsförteckning.

2. Skriv kort. Ett ämne per avsnitt, konkret språk, inga paragrafer. Målet är att en ny kollega ska hitta svar på under en minut.

3. Välj de fem viktigaste avsnitten och gör dem som film. Sjukanmälan, semester, första arbetsdagen, säkerhet och IT är bra kandidater.

4. Gör handboken till en del av er onboarding. Nya medarbetare ska igenom de viktigaste avsnitten under den första veckan, inte allt på dag ett.

5. Sätt en årlig genomgång i kalendern. En ansvarig, ett fast datum. Då fortsätter handboken att stämma med verkligheten.

Vanliga frågor

Är en personalhandbok ett lagkrav?

Nej. Det finns inget krav på att ha en personalhandbok. Men den är ett praktiskt verktyg som de flesta företag med anställda har stor nytta av, för att den samlar spelreglerna på ett ställe.

Hur lång ska en personalhandbok vara?

Så kort som möjligt. De flesta klarar det viktigaste på under 10 sidor. Ju längre den är, desto mindre blir den använd.

Hur ofta ska den uppdateras?

Minst en gång om året, och därutöver när något väsentligt ändras, t.ex. nya tider, nya system eller ny organisation. Sätt genomgången i kalendern, så att den inte glöms bort.

Läs mer

Onboarding av nya medarbetare

Dokumentation av instruktion och upplärning

Mikrolärande och quiz på arbetsplatsen

Den här artikeln är endast till för information och utgör inte juridisk rådgivning. Kontakta alltid en rådgivare eller berörd myndighet för vägledning om er specifika situation.