Onboarding av utländsk arbetskraft: vad kräver lagen?

Kort svar: Arbetsgivaren ska se till att medarbetarna får instruktion i arbetet på ett sätt de kan förstå. Det kan till exempel ske genom visuell instruktion, översatt material, video eller en muntlig genomgång.

Vad säger lagen om instruktion av utländska medarbetare?

Att arbetsgivaren ska se till att alla medarbetare är instruerade i de risker som hör till deras arbete följer av arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter.

Alla medarbetare ska instrueras i de olycks- och hälsorisker som hör till deras arbete, och i hur de utför arbetet säkert. Det gäller från dag ett. Reglerna skiljer inte på svensktalande och icke svensktalande. De skiljer inte på fast anställda och inhyrda.

I praktiken betyder det att du som arbetsgivare eller arbetsledare har ett eget ansvar för att alla som arbetar på dina instruktioner förstår säkerhetskraven. Förstår en polsk hantverkare inte en muntlig instruktion på svenska är instruktionen inte given på rätt sätt.

Inhyrda och korta anställningar

En inhyrd medarbetare börjar måndag morgon. Det är stressigt. Arbetsledaren visar snabbt runt och säger ”du vet väl vad du gör”. Problemet är att ingen har sett till att personen faktiskt har fått instruktion i de specifika riskerna på just den arbetsplatsen, och att det går att visa i efterhand.

Språket är det praktiska problemet

Den vanligaste utmaningen är inte ovilja. De flesta arbetsgivare vill gärna instruera ordentligt. Utmaningen är språket. Hur instruerar du en medarbetare som talar polska, rumänska, ukrainska eller litauiska?

Det finns i grunden tre sätt att hantera det:

Tolk eller tvåspråkiga kollegor

Den traditionella lösningen är att låta en kollega som talar båda språken tolka. Det fungerar i många fall, men det har sina begränsningar. Tolken måste själv förstå innehållet rätt för att kunna översätta det rätt. Nyanser och tekniska detaljer går lätt förlorade. Och du har fortfarande utmaningen med att kunna visa vad som sades: vem tolkade, vad gicks igenom, när skedde det och vilka var med?

Skriftligt material på flera språk

Många företag översätter sina säkerhetsrutiner till relevanta språk. Det är ett steg i rätt riktning, men skriftliga dokument fungerar dåligt som instruktion om medarbetaren inte är en van läsare på sitt eget språk, eller om innehållet är komplext. Och igen: kan du visa att personen faktiskt har läst och förstått det?

Videoinstruktion med visuellt innehåll

Video har en tydlig fördel i flerspråkiga miljöer: mycket kan visas utan att språket blir ett hinder. En film som visar korrekt användning av en stege, korrekt lyftteknik eller rätt tillträdesvägar på en arbetsplats når fram oavsett modersmål. Kombinerat med instruktionsfilmer på medarbetarens eget språk och ett digitalt kvitto på att medarbetaren har sett och förstått innehållet via ett quiz löser det både språket och dokumentationen på en gång.

Vill du se hur VideoVicer löser språkproblemet?

VideoVicer gör det enkelt att instruera medarbetare med korta instruktionsfilmer på många olika språk. Alla medarbetare bekräftar att de har sett och förstått instruktionen, och du har dokumentationen klar.

Boka en gratis demo

Få ert pris

Vad ska en bra onboarding av utländsk arbetskraft innehålla?

En bra onboarding av utländsk arbetskraft ska täcka de här punkterna. Det är ingen fullständig lista, men det är en bra grund.

Krav på personlig skyddsutrustning

Vilken skyddsutrustning krävs, när och hur används den rätt? Det räcker inte att dela ut en hjälm. Medarbetaren ska instrueras i när den ska bäras och vad konsekvensen är av att låta bli.

Muntlig instruktion är tillåten, men svår att visa

Det är inte olagligt att instruera muntligt. Men utan någon form av dokumentation är det ditt ord mot en tom journal. Ett datum, ett namn och ett kvitto gör det möjligt att visa att instruktionen faktiskt gavs.

Vad händer om detta inte är i sin ordning?

Arbetsmiljöverket kan vid en inspektion vilja se att instruktion har getts till alla medarbetare på arbetsplatsen, oavsett nationalitet. Kan ni inte visa dokumentationen eller på annat sätt göra troligt att instruktionen är given, kan Arbetsmiljöverket ställa krav på att ni rättar till det.

Händer det en olycka med en medarbetare och ingen kan visa att korrekt instruktion har getts, blir situationen svår för alla inblandade. Det är just därför dokumentationen är värd besväret.

Vanliga frågor

Gäller instruktionsplikten även för egenföretagare och underentreprenörer?

Den som driver eget ansvarar i grunden för sin egen säkerhet och instruktion. Men som byggherre eller byggarbetsmiljösamordnare på en arbetsplats har du ett ansvar för att samordna arbetsmiljön och se till att alla som arbetar där känner de regler och risker som gäller just på platsen. Gränsen är inte alltid tydlig, och vid tveksamhet bör du se till att dokumentera att instruktionen är given till alla, oavsett anställningsform.

Vad gör vi om medarbetaren inte talar något av de stora europeiska språken?

Det är arbetsgivarens ansvar att hitta en lösning. Det kan vara en professionell tolk, en tvåspråkig kollega eller visuell instruktion via video.

Ska instruktionen upprepas om medarbetaren byter uppgift?

Ja. Går en medarbetare från murningsarbete till att assistera vid kranarbete ska ny instruktion ges i de risker som hör till den nya uppgiften. Att instruktionen ska upprepas när det behövs, till exempel vid ändringar på arbetsplatsen eller i arbetsuppgifterna, följer av arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter.

Kan Arbetsmiljöverket kräva skriftlig dokumentation?

Det finns inget formellt krav på att instruktionen ska vara skriftlig. Men Arbetsmiljöverket kan vilja se att tillräcklig instruktion har getts. Utan någon form av dokumentation är det mycket svårt att visa. Skriftlig eller digital dokumentation är därför det som håller bäst i praktiken.

Gör språket till en styrka, inte en risk

Utländsk arbetskraft är en resurs. Men bara om onboardingen är i ordning. VideoVicer hjälper dig att instruera alla medarbetare över språkgränserna, och att dokumentera att instruktionen är given och förstådd, så att du har ryggen fri.

Den här artikeln är endast till för information och utgör inte juridisk rådgivning. Kontakta alltid en rådgivare eller berörd myndighet för vägledning om er specifika situation.