Onboarding av nya medarbetare

Det går att göra bättre, och det behöver inte vara svårt. Här får du en praktisk guide till onboarding av nya medarbetare: vad det är, varför det lönar sig, och hur ni bygger upp ett upplägg som fungerar i vardagen.

Kort svar: Bra onboarding är ett strukturerat upplägg som börjar före första arbetsdagen och löper över de första månaderna. Det består oftast av fyra faser: preboarding, den första dagen, de första veckorna med upplärning, och uppföljning. Nyckeln är att göra upplägget lika varje gång, så att det inte hänger på vem som har tid just den dagen.

Vad är onboarding?

Onboarding betyder direkt översatt ”att ta någon ombord”. I praktiken täcker det allt som ska ske från att en ny medarbetare har skrivit på, till att personen är en fullt fungerande del av teamet.

Det handlar om tre saker på en gång: det praktiska (tillträde, utrustning, arbetskläder), det yrkesmässiga (upplärning i uppgifter, maskiner och rutiner) och det sociala (kollegorna, kulturen och tonen).

Många blandar ihop onboarding med den första dagen. Men en rundvandring och en kopp kaffe är bara början. Den verkliga onboardingprocessen sträcker sig oftast över tre till sex månader, beroende på hur komplext jobbet är.

Varför är bra onboarding viktigt?

Det viktigaste skälet är helt lågpraktiskt: nya medarbetare som får en strukturerad start kommer snabbare upp i fart, gör färre fel och stannar längre i jobbet.

Omvänt är en rörig start dyr. En ny medarbetare som inte vet var sakerna finns, vem de ska fråga eller hur uppgifterna ska lösas drar på kollegorna i månader. Och känns starten kaotisk är risken för en snabb uppsägning betydligt större. Då får hela rekryteringen börja om.

Bra onboarding är med andra ord inte ett HR-projekt för de stora företagen. Det är sunt förnuft för alla som anställer folk: från byggarbetsplatsen med tre nya yrkesarbetare till produktionen som ska köra in ett nytt lag.

Onboardingprocessen: de fyra faserna

Ett bra onboardingprogram behöver inte vara krångligt. Det ska bara vara genomtänkt en gång, så att det kan återanvändas varje gång. Här är de fyra faser de flesta upplägg bör innehålla.

1. Preboarding: före första arbetsdagen

Perioden mellan påskrift och första dagen är guld värd. Skicka en kort välkomst, praktisk information om tider och klädsel, och gärna en liten film som visar arbetsplatsen och de närmaste kollegorna. Det tar toppen av nervositeten och sparar en massa frågor dag ett.

2. Den första dagen

Se till att allt det praktiska är klart i förväg: passerkort, arbetskläder, inloggning och en plan för dagen. Utse en fast kontaktperson, så att den nya vet exakt vem som svarar på frågor. Målet med dag ett är inte produktivitet. Det är trygghet och överblick.

3. De första veckorna: upplärning i uppgifterna

Här sker den egentliga upplärningen: maskiner, rutiner, säkerhet och kvalitetskrav. Lägg en plan för vad den nya ska kunna efter vecka 1, vecka 2 och vecka 4. Korta instruktionsfilmer är starka här, för den nya kan se dem igen precis när behovet uppstår, i stället för att komma ihåg allt från en stressig genomgång.

4. Uppföljning: efter 1, 3 och 6 månader

Sätt fasta uppföljningssamtal i kalendern från start. Korta och informella: Vad fungerar? Vad saknar du? Är det något i upplärningen vi ska ta igen? Det fångar problem medan de fortfarande är små.

Se hur onboarding blir lättare med video

VideoVicer samlar era instruktioner och introduktionspass som korta filmer, så att varje ny medarbetare får samma bra start, oavsett vem som har bråttom just den dagen. Ni kan dokumentera vem som har sett vad, och återanvända materialet varje gång ni anställer.

Boka en gratis demo

Eller få ert pris

Fyra typiska utmaningar (och vad ni gör åt dem)

All kunskap sitter hos en person

På många ställen är onboarding lika med att gå bredvid en person, för den personen vet allt. Det fungerar tills personen har semester, får bråttom eller säger upp sig. Lösningen är att få kunskapen ut ur huvudet och in i ett format som går att återanvända: checklistor, korta filmer och en fast plan.

Det finns inte tid att lära upp

Tidsbrist är det klassiska skälet till att onboarding hoppas över. Men räkningen går inte ihop: den tid ni sparar vecka 1 betalar ni tillbaka med ränta i form av fel, frågor och långsammare inkörning. Ett fast upplägg med video skär ner den tid erfarna kollegor lägger på upprepningar till en bråkdel.

Samma instruktion upprepas om och om igen

Anställer ni löpande hamnar en erfaren kollega i att berätta samma historia om maskinen, kylrummet eller liftutrustningen varje månad. Spela in den en gång, gör den bra, och använd den varje gång. Då kan den erfarna kollegan lägga tiden på uppföljning i stället för upprepning.

Språk och skiftande arbetsplatser

Har ni kollegor med olika språk eller folk fördelade på flera adresser och arbetsplatser blir muntlig upplärning snabbt ojämn. Video med undertexter på flera språk gör att alla får samma besked, oavsett var och när de börjar. Anställer ni utländsk arbetskraft finns det särskilda saker att vara uppmärksam på. Dem har vi samlat i en egen guide.

Onboarding i praktiska branscher

Litteraturen om onboarding är ofta skriven för kontorsjobb. Men inom bygg, produktion, kök och service är behovet minst lika stort, och villkoren är andra: nytt folk ska snabbt kunna arbeta säkert med maskiner och utrustning, lagen skiftar, och det finns sällan en HR-avdelning som håller er i handen.

Här är video särskilt effektivt, för det visar i stället för att förklara. En kort inspelning av rätt rutin vid maskinen säger mer än tre sidor text, och den kan ses på en telefon i byggboden eller vid bandet. Samtidigt får ni dokumentation på att alla har varit igenom det viktigaste, vilket också är skönt att kunna visa om någon en dag frågar om er upplärning.

Bygg er onboarding en gång, och använd den varje gång

Med VideoVicer gör ni ert introduktionspass som filmer på några minuter, samlar dem i ett upplägg och ser vem som har gjort vad. Det fungerar på telefonen, också ute på arbetsplatsen.

Boka en gratis demo

Eller hitta din bransch

Så kommer ni igång

1. Skriv ner ert nuvarande upplägg. Vad sker idag, från påskrift till full drift? Bara i punktform. Hålen blir synliga direkt.

2. Gör en checklista för onboarding. En sida med allt det praktiska: utrustning, tillträde, introduktioner, säkerhet. Samma lista varje gång.

3. Spela in de tre viktigaste instruktionerna som film. Börja med det ni oftast upprepar: morgonrutinen, den viktigaste maskinen, säkerhetsgenomgången.

4. Utse en fast kontaktperson för varje ny medarbetare. En person, ett ansvar. Det tar bort ”fråga bara någon”.

5. Sätt uppföljningen i kalendern. Efter 1, 3 och 6 månader. Det tar en kvart och fångar det mesta innan det växer sig stort.

Vanliga frågor

Vad betyder onboarding?

Onboarding är hela upplägget som tar en ny medarbetare från ett påskrivet avtal till att vara en fullt fungerande del av arbetsplatsen. Det täcker både det praktiska, det yrkesmässiga och det sociala.

Hur länge ska onboarding vara?

Det finns inget facit, men de flesta upplägg sträcker sig över tre till sex månader. Själva den intensiva upplärningen ligger oftast i de första veckorna, medan uppföljning och inkörning löper längre.

Vad ska ett onboardingprogram innehålla?

Som minimum: information före start, en planerad första dag, en upplärningsplan för de första veckorna med tydliga mål, en fast kontaktperson och avtalade uppföljningssamtal. Lägg gärna till korta filmer, så att innehållet går att se på nytt.

Vad är skillnaden på onboarding och upplärning?

Upplärning är den yrkesmässiga delen: att lära sig uppgifter, maskiner och rutiner. Onboarding är hela paketet, där upplärningen ingår tillsammans med det praktiska och det sociala. Bra upplärning utan resten ger en duktig medarbetare som känner sig ensam.

Vad är preboarding?

Preboarding är perioden från påskrift till första arbetsdagen. Använder ni den till att skicka praktisk information och en liten välkomst möter den nya medarbetaren upp lugn och med långt färre frågor.

Läs mer

Onboarding av utländsk arbetskraft

Dokumentation av instruktion och upplärning

Mikrolärande och quiz på arbetsplatsen

Den här artikeln är endast till för information och utgör inte juridisk rådgivning. Kontakta alltid en rådgivare eller berörd myndighet för vägledning om er specifika situation.