Dokumentation av instruktion

Här får du en överblick över hur ni kan dokumentera instruktion och upplärning på ett sätt som faktiskt fungerar i vardagen, utan att det blir ett administrativt projekt i sig.

Kort svar: Bra dokumentation av instruktion behöver inte vara krånglig. Det viktiga är att ni kan visa vem som är instruerad, i vad, och när det skedde. Ett kvitto, ett datum och ett namn räcker ofta.

Varför dokumentera instruktion?

Instruktion av medarbetare är något de flesta företag gör som en naturlig del av vardagen. När en ny medarbetare börjar visar arbetsledaren runt. När det kommer ny utrustning går man igenom den tillsammans. När det finns särskilda risker på en arbetsplats berättar man om dem.

Men muntlig instruktion har en grundläggande svaghet: den är svår att visa i efterhand. Vem blev instruerad? I vad? När skedde det? Och förstod medarbetaren det som sades? Utan någon form av dokumentation bygger svaren på minnet, och minnet är opålitligt.

Dokumentation handlar inte om byråkrati för byråkratins skull. Det handlar om att ha något att visa upp när det blir aktuellt. Det kan vara vid en intern genomgång av arbetsmiljön, vid onboarding av nya medarbetare, vid en olycka, eller när en kund eller samarbetspartner frågar om era rutiner.

Vad är bra dokumentation i praktiken?

Bra dokumentation av instruktion behöver inte fylla sidor. Den ska bara svara på fyra frågor:

Vem är instruerad? Namn på medarbetaren.

Vad är de instruerade i? Ämnet för instruktionen, till exempel ”korrekt användning av byggnadsställning” eller ”tillträdesvägar på arbetsplats X”.

När skedde det? Datum för instruktionen.

Är det förstått? En bekräftelse på att medarbetaren har fått och förstått instruktionen. Det kan vara en underskrift, ett digitalt kvitto eller ett quiz.

Kan ni svara på de fyra frågorna för varje medarbetare och varje ämne har ni en solid dokumentation. Det behöver inte vara krångligare än så.

Tre sätt att dokumentera instruktion

Det finns i grunden tre sätt att dokumentera instruktion. De har var sina styrkor och svagheter, och rätt lösning beror på ert företag, er storlek och er vardag.

Papper och underskrifter

Det traditionella sättet: medarbetaren skriver under ett papper efter att ha fått instruktion. Det är enkelt och kräver ingen teknik. Å andra sidan är det svårt att ha koll på pappren över tid, särskilt i företag med många medarbetare eller skiftande arbetsplatser. Papper försvinner, blir blöta eller hamnar i en hög som ingen tittar i.

En underskrift visar dessutom bara att medarbetaren har skrivit under. Den visar inte i sig att medarbetaren har förstått instruktionen. Skriver en medarbetare under ett dokument på ett språk han inte förstår är underskriften inte värd mycket.

Excel och listor

Många företag använder Excel-ark för att ha koll på vem som är instruerad i vad. Det är ett steg upp från papper, eftersom det ger en samlad överblick. Men Excel-ark har en tendens att leva sitt eget liv: det uppstår flera versioner, ingen vet vilken som är den senaste, och det kräver att någon manuellt uppdaterar arket varje gång en instruktion är given.

För ett företag med 5 medarbetare kan det fungera bra. För ett företag med 50 medarbetare, skiftande arbetsplatser och nytt folk som börjar löpande blir det snabbt oöverskådligt.

Digitala lösningar

En digital lösning samlar instruktion och dokumentation på ett ställe. Medarbetaren får instruktionen, till exempel som en kort film, bekräftar att den är sedd och förstådd, och dokumentationen loggas automatiskt med namn, datum och ämne. Det ger en löpande överblick över vem som har gjort vad, och vem som saknas.

Fördelen är att dokumentationen sker i samma stund som instruktionen, utan att någon ska komma ihåg att skriva in det i ett ark efteråt. Nackdelen är att det kräver att företaget investerar i ett system och ser till att medarbetarna använder det.

Se hur det fungerar i praktiken

VideoVicer samlar instruktion och dokumentation på ett ställe. Medarbetarna ser en kort film, svarar på ett quiz och får ett certifikat. Ni får direkt en överblick.

Boka en gratis demo

Eller få ert pris

De vanligaste utmaningarna med dokumentation

Instruktionen ges, men skrivs inte ner

Det är den vanligaste utmaningen. Arbetsledaren tar med den nya runt, visar arbetsplatsen, förklarar reglerna. Bra instruktion. Men det finns ingen dokumentation på att det skedde. Två veckor senare minns varken arbetsledaren eller medarbetaren exakt vad som gicks igenom.

Lösningen är att bygga in dokumentationen i själva instruktionen. Sker dokumentationen automatiskt samma stund som instruktionen ges, slipper ni komma ihåg det efteråt.

Dokumentationen ligger utspridd

Underskrivna papper i en pärm på kontoret. Ett Excel-ark på arbetsledarens dator. Ett mejl med en säkerhetsrutin. När dokumentationen är utspridd är det nästan omöjligt att få en samlad bild av om alla medarbetare är instruerade i det de ska.

Samla dokumentationen på ett ställe. Oavsett om det är en pärm, en server eller ett digitalt system är det viktigaste att ni har ett ställe där ni kan slå upp och se status.

Nya medarbetare faller mellan stolarna

När en ny medarbetare börjar är det oftast många saker som ska falla på plats. Dokumentation av instruktion hamnar lätt långt ner på listan, för att det är stressigt och för att man tänker ”vi tar det i morgon”. Men i morgon är det också stressigt, och plötsligt har medarbetaren varit där i tre veckor utan att någon har sett till att den grundläggande instruktionen är given och dokumenterad.

En fast onboardingrutin, där instruktionspunkterna är bestämda i förväg, gör det lättare att se till att nya medarbetare får med sig allt från start.

Språkbarriärer gör det svårt

Många företag har medarbetare som inte talar svenska. Instruktionen ska ges på ett sätt medarbetaren kan förstå, och dokumentationen ska visa att det faktiskt skedde. En underskrift på ett svenskt dokument är inte i sig ett bevis på att medarbetaren har förstått innehållet.

Visuell instruktion, till exempel via video, löser en stor del av språkproblemet. När medarbetaren kan se vad som menas i stället för att bara höra det är sannolikheten mycket större att budskapet når fram.

Dokumentation i branscher med skiftande arbetsplatser

För företag inom bygg och anläggning, lantbruk, lager, transport och produktion är dokumentation av instruktion en särskild utmaning. Arbetsplatserna skiftar, folket roterar, och förhållandena är sällan desamma två veckor i rad.

På en byggarbetsplats kan det finnas medarbetare från flera olika företag, med olika bakgrund och olika språk. När en ny person börjar på arbetsplatsen ska personen instrueras i de specifika förhållanden som gäller just där: tillträdesvägar, säkerhetszoner, användning av utrustning, och vem som ansvarar för vad.

Den instruktionen kan inte ges en gång och sedan gälla för alltid. Förhållandena ändras från arbetsplats till arbetsplats, och instruktionen ska följa med. Det ställer krav på ett system som är flexibelt nog att hantera skiftande arbetsplatser och nytt folk, och som kan dokumentera instruktionen löpande utan att det kräver timmar av administration.

Många företag i de här branscherna upplever att de faktiskt instruerar bra i praktiken, men att de inte kan visa det. Arbetsledaren vet vad han har berättat för folk. Men han har inte skrivit ner det, och han kan inte visa det för någon i efterhand. Det är ett problem, för det skapar ett glapp mellan det företaget faktiskt gör och det som går att bevisa.

Dokumentation utan krångel

VideoVicer hjälper företag inom bygg och anläggning, lantbruk, lager, produktion och transport att samla instruktion och dokumentation på ett ställe. Medarbetarna kvitterar digitalt för att ha sett och förstått instruktionen, och ni får direkt en överblick.

Boka en gratis demo

Eller Hitta din bransch

Så kommer ni igång

Har ni inget system för att dokumentera instruktion i dag behöver ni inte börja med allt på en gång. Här är ett enkelt upplägg:

Börja med det viktigaste. Hitta de instruktioner som är mest kritiska för ert företag. Det kan vara säkerhetsrutiner, användning av utrustning eller särskilda risker i er bransch. Se till att de är dokumenterade först.

Gör en fast rutin för nya medarbetare. Bestäm vilka instruktioner alla nya medarbetare ska igenom, och se till att processen är densamma varje gång. Det gör det lättare att se till att ingen faller mellan stolarna.

Samla dokumentationen på ett ställe. Oavsett om ni använder papper, Excel eller ett digitalt system är det viktigaste att ni har ett ställe där ni kan se vem som är instruerad i vad.

Gör det enkelt för medarbetarna. Ju enklare det är för medarbetarna att få och kvittera instruktion, desto större är sannolikheten att det faktiskt sker. Kräver processen att medarbetaren sätter sig vid en dator och fyller i ett långt formulär är det många som aldrig hinner dit.

Vanliga frågor

Finns det krav på skriftlig dokumentation av instruktion?

Det finns inget formellt krav på att instruktionen ska dokumenteras skriftligt. Muntlig instruktion är fullt tillåten. Men utan någon form av dokumentation är det svårt att visa att instruktionen faktiskt är given. I praktiken är skriftlig eller digital dokumentation det som håller bäst.

Vad räknas som dokumentation?

Dokumentation kan vara många saker: en underskrift, ett digitalt kvitto, ett quiz som visar att medarbetaren har förstått instruktionen, eller ett certifikat. Det viktiga är att ni kan koppla en medarbetare till en konkret instruktion med ett datum.

Hur länge ska dokumentationen sparas?

Det finns ingen fast regel för hur länge dokumentation av instruktion ska sparas. Men det är en bra idé att spara den minst så länge medarbetaren är anställd, gärna längre. Dokumentationen kan bli aktuell vid en olycka eller en genomgång av arbetsmiljön, också efter att medarbetaren har slutat.

Ska instruktionen upprepas?

Instruktion bör upprepas när det behövs. Det kan till exempel vara när arbetsförhållandena ändras, när det kommer ny utrustning, när en medarbetare byter till nya uppgifter, eller när det har gått en period sedan sist. För företag med skiftande arbetsplatser kan det behövas instruktion vid varje ny arbetsplats.

Hur hanterar vi medarbetare som inte talar svenska?

Instruktionen ska ges på ett sätt medarbetaren kan förstå. Det kan vara via en tolk, en tvåspråkig kollega, översatt material eller visuell instruktion via video. Det viktiga är att medarbetaren har förstått instruktionen, oavsett vilket språk som talas. Dokumentationen bör visa att instruktionen är given på ett begripligt sätt.

Läs mer

Läs om vad en riskbedömning ska innehålla: Vad ska en riskbedömning innehålla?

Läs om instruktion av utländska medarbetare: Onboarding av utländsk arbetskraft

Den här artikeln är endast till för information och utgör inte juridisk rådgivning. Kontakta alltid en rådgivare eller berörd myndighet för vägledning om er specifika situation.