Vad ska en riskbedömning innehålla?

Kort svar: En riskbedömning är ett verktyg för att få koll på arbetsmiljön i företaget. Syftet är att hitta de förhållanden som kan påverka säkerhet och hälsa, och att planera hur ni hanterar dem.

Vad är en riskbedömning, och vem ska ha en?

Riskbedömning är kärnan i det systematiska arbetsmiljöarbetet, ofta förkortat SAM. Det är en strukturerad genomgång av arbetsmiljön i ert företag: den fysiska, den organisatoriska och den kemiska. Syftet är inte att fylla i en blankett för att vara på den säkra sidan. Det är att hitta de verkliga riskerna, bedöma hur allvarliga de är och se till att något faktiskt händer med dem.

Alla arbetsgivare med anställda ska bedöma riskerna i arbetet, oavsett bransch och storlek. Det gäller lika mycket för en byggarbetsplats med 50 medarbetare som för en anläggningsfirma med 8 personer. Bedömningen är inte färdig en gång för alla. Den ska hållas aktuell och följas upp kontinuerligt och när arbetet ändras, efter en arbetsolycka eller ett tillbud, och när medarbetare eller skyddsombudet ber om det.

De centrala stegen i en riskbedömning

En riskbedömning görs oftast som en process i flera steg. Syftet är att få koll på arbetsmiljön, prioritera de viktigaste utmaningarna och följa upp de åtgärder som sätts igång.

En riskbedömning innehåller ofta:

Kartläggning och bedömning av risker

Första steget är att få koll på arbetsmiljön i företaget. Det handlar om att hitta de förhållanden i arbetet som kan påverka säkerhet, hälsa eller trivsel.

Kartläggningen kan bland annat omfatta förhållanden som:

• Tunga lyft och arbetsställningar
• Buller och andra fysiska påverkningar
• Arbetsbelastning och samarbete
• Risk för olyckor i arbetet

Syftet är att få en realistisk bild av vardagen på arbetsplatsen. Därför är det viktigt att ta med medarbetarna i processen. De känner till de dagliga arbetsrutinerna och kan ofta peka på förhållanden som annars är svåra att få syn på.

När förhållandena är kartlagda kan företaget ta ställning till vilka problem som bör hanteras först, och hur de bäst löses.

Handlingsplan

När problemen i arbetsmiljön är hittade bör ni skriva en handlingsplan för hur de hanteras. Handlingsplanen beskriver vad som ska göras, vem som är ansvarig och när åtgärden ska vara klar.

En bra handlingsplan är konkret. Det gör det lättare att följa upp om lösningen faktiskt blir genomförd. Till exempel:

”Sätta upp räcke vid takarbete före 1 juni. Ansvarig: NAMN”

En formulering som ”vi tittar på det senare” går det inte att följa upp på.

Handlingsplanen bör vara tillgänglig i företaget, så att både ledning och medarbetare kan se vilka förbättringar som är planerade. Vissa problem går att lösa direkt. Andra kräver en planerad insats över tid. Handlingsplanen används särskilt för det som inte går att lösa direkt.

Genomförande och uppföljning

Det räcker inte med en plan. Ni ska genomföra de lösningar och förebyggande åtgärder ni har bestämt. När åtgärderna har fungerat en period ska ni följa upp och kontrollera om de har haft avsedd effekt. Om inte ska ni hitta en annan lösning och uppdatera er handlingsplan.

Är problemen faktiskt lösta? Riskbedömningen ska visa att handlingsplanen är genomförd. Många företag missar just här, inte för att de låter bli att agera, utan för att de glömmer att skriva ner det.

Det vanligaste misstaget

De flesta företag gör bedömningen och skriver en handlingsplan, men glömmer uppföljningen.

Saknar ni ett enkelt verktyg för riskbedömning? VideoVicer erbjuder användarvänliga mallar som hjälper företag inom bygg och anläggning, lager och logistik, grossistledet, transport, lantbruk, metallindustrin och den maritima branschen, att få koll på arbetsmiljön och följa upp förbättringarna.

Har ni inte koll på dokumentationen?

VideoVicer hjälper företag inom bygg och anläggning, lager och logistik, grossistledet, transport, lantbruk, metallindustrin och den maritima branschen att göra riskbedömningen till mer än ett papper i en pärm.

Boka en gratis demo

Få ert pris

Så gör ni riskbedömningen steg för steg

En riskbedömning behöver inte vara en byråkratisk mardröm. Processen är logisk och överskådlig när ni vet vad ni ska igenom.

1. Ta med medarbetarna från start

När ni arbetar med riskbedömning är det viktigt att ta med medarbetarna i processen. De känner till de dagliga arbetsrutinerna och kan ofta peka på förhållanden i arbetet som annars är svåra att få syn på.

I företag med skyddsombud och skyddskommitté deltar de i planering, genomförande och uppföljning. I mindre företag utan den strukturen kan medarbetarna tas med på andra sätt.

Det kan till exempel ske genom:

• Enkäter till medarbetarna
• Gemensam skyddsrond på arbetsplatsen
• Dialogmöten om arbetsmiljön

Det är en bra idé att kunna visa hur medarbetarna har varit med i processen. Det kan, till exempel, vara genom protokoll, enkätsvar eller anteckningar från möten.

2. Kartlägg arbetsmiljön

Nästa steg är att få koll på de förhållanden i arbetet som kan påverka säkerhet, hälsa eller trivsel. Det kan ske genom en skyddsrond, dialog med medarbetarna eller en enkät.

Kartläggningen kan bland annat omfatta:

Fysiska förhållanden
Till exempel tunga lyft, arbetsställningar, buller, vibrationer eller risk för olyckor i arbetet.

Organisatoriska och sociala förhållanden
Till exempel arbetsbelastning, samarbete, otydliga roller eller konflikter.

Andra förhållanden i arbetet
Till exempel påverkan från material, damm eller andra förhållanden i arbetsmiljön.

När förhållandena är kartlagda kan företaget bedöma vilka problem som bör prioriteras först. Här är medarbetarnas erfarenhet en viktig källa, eftersom de känner till de dagliga arbetsrutinerna och ofta kan peka ut risker i arbetet.

En strukturerad checklista eller en enkät gör det lättare att få en samlad bild av arbetsmiljön.

3. Titta efter mönster i arbetsmiljön

I arbetet med riskbedömning kan företaget också fundera på om arbetsmiljön har betydelse för trivsel och frånvaro. En överblick över frånvaro i olika funktioner eller arbetsområden kan ibland ge en indikation på var ni behöver titta närmare på arbetsmiljön.

Syftet är inte att fokusera på den enskilda medarbetaren, utan att få syn på mönster i arbetet som går att förbättra.

4. Prioritera och skriv en konkret handlingsplan

Ni behöver inte lösa allt på en gång, men ni ska ta ställning till ordningen. Börja med det som utgör den största risken för allvarliga olyckor eller bestående ohälsa.

För varje problem på prioriteringslistan ska det finnas en konkret handlingsplan med tre fasta delar: vad som görs, vem som är ansvarig och när det är klart.

Handlingsplanen ska vara så konkret att en utomstående kan läsa den och förstå exakt vad som ska hända. Vissa problem går att lösa snabbt och billigt. Andra kräver investeringar eller större organisatoriska förändringar. En realistisk prioritering tar hänsyn till båda delarna, men den får aldrig bli en ursäkt för att låta allvarliga risker ligga obehandlade i åratal.

En handlingsplan som aldrig avslutas är inte bättre än ingen handlingsplan. Sätt realistiska deadlines och håll dem. Saknas det resurser för att genomföra en lösning inom fristen ska det noteras, och ett nytt datum ska sättas. Det visar att ni följer upp, även när saker tar tid.

5. Genomför handlingsplanen

Sätt igång de beslutade lösningarna och de förebyggande åtgärderna. Det låter enkelt, men många företag gör en fin handlingsplan och glömmer sedan att genomföra den. Utse en ansvarig för varje punkt och följ löpande upp om sakerna faktiskt blir gjorda.

6. Följ upp och dokumentera löpande

När en punkt i handlingsplanen är genomförd ska ni följa upp och bedöma om lösningen fungerar som tänkt. Om den inte gör det ska ni hitta en annan lösning och uppdatera handlingsplanen. Notera allt med datum och namn på den ansvariga.

Det låter självklart, men det är precis här de flesta företag missar. Man gör något åt problemet, men skriver aldrig ner det.

7. Sätt datum för nästa genomgång

Riskbedömningen ska hållas aktuell, och det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp varje år. Sätt datumet redan nu, och se till att det står i kalendern hos den ansvariga. Många företag upptäcker för sent att deras underlag är föråldrat, helt enkelt för att ingen hade ansvaret för att ha koll på det.

Kom ihåg att bedömningen ska göras om när det är relevant, alltså när det sker ändringar i arbetet, arbetsmetoderna eller arbetsprocesserna som kan ha betydelse för arbetsmiljön.

Arbetar ni inom bygg och anläggning finns det särskilda saker att tänka på. Branschen har en arbetsmiljö som ändras hela tiden: nya arbetsplatser, nytt folk, nya maskiner och olika arbetsuppgifter från projekt till projekt. Det ställer särskilda krav, eftersom den statiska modellen, där man gör en bedömning och sedan låter den ligga i flera år, inte passar branschens verklighet.

Vad händer om bedömningen saknas eller är bristfällig?

Arbetsmiljöverket gör inspektioner på svenska arbetsplatser varje år. Kommer de på besök vill de se att ni har koll på riskerna, och att ni kan visa vad ni har gjort åt dem. Är bedömningen och handlingsplanen i ordning blir det ett bra samtal.
Källa: Arbetsmiljöverket om inspektioner

Vanliga frågor om riskbedömning

När ska riskbedömningen uppdateras?

Riskbedömningen ska hållas aktuell. Den ska göras om när det sker ändringar i arbetet, arbetsmetoderna eller arbetsprocesserna som kan ha betydelse för arbetsmiljön, och det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp varje år. Ett nytt företag behöver ha koll på riskerna innan den första medarbetaren börjar.

Kan riskbedömningen göras digitalt?

Ja. Det finns inga krav på format eller form, bara på innehållet. Handlingsplanen ska dock vara skriftlig och tillgänglig för medarbetare, ledning och Arbetsmiljöverket. Många företag använder Arbetsmiljöverkets kostnadsfria checklistor eller digitala lösningar som guidar genom processen steg för steg.

Ska medarbetarna skriva under?

Det finns normalt inget krav på att medarbetare eller skyddsombud ska skriva under. Det viktigaste är att medarbetarna tas med i processen, och att underlaget är tillgängligt i företaget. Många företag väljer att visa hur medarbetarna har varit med på olika sätt, till exempel genom enkäter, möten eller dialog med medarbetare och skyddsombud. Det är en bra idé att kunna visa hur medarbetarna har varit involverade. Samtidigt bör bedömningen och handlingsplanen vara tillgängliga för medarbetarna, så att alla kan se vilka arbetsmiljöfrågor ni arbetar med.

Vem är ansvarig för processen?

Arbetsgivaren är ansvarig för att riskbedömningen görs och hålls aktuell. Skyddsombudet ska tas med i hela processen. Finns det inget skyddsombud ska alla medarbetare få möjlighet att delta.

Vad kostar det att få hjälp?

Arbetsmiljöverket erbjuder kostnadsfri vägledning och checklistor. Många branschorganisationer har branschanpassade mallar. Behöver ni extern rådgivning erbjuder företagshälsovården och arbetsmiljökonsulter hela upplägg. Priset beror på företagets storlek och komplexitet.

Från riskbedömning till dokumenterad instruktion

En riskbedömning kartlägger risker, men löser dem inte. Nästa steg är att se till att medarbetarna faktiskt är instruerade i de risker bedömningen visar, och att ni kan dokumentera det.

VideoVicer gör det enkelt att skapa korta, riktade instruktionsfilmer till de risker er bedömning hittar. Medarbetarna kvitterar digitalt för att ha sett filmen och kan genom ett quiz visa att de har förstått instruktionen. Samtidigt samlas dokumentationen på ett ställe.

Den här artikeln är endast till för information och utgör inte juridisk rådgivning. Kontakta alltid en rådgivare eller berörd myndighet för vägledning om er specifika situation.